Komplette Unternehmenslösung - mehr als nur Zeiterfassung
Zeiterfassung, Projektmanagement, Kundenverwaltung, Angebotserstellung mit Margenberechnung, Rechnungserstellung und Lexware Office-Integration. Alles in einer professionellen Business-Software. Made in Germany.
Was ist Quotivo?
Quotivo ist eine deutsche Business-Software für Dienstleister, die Zeiterfassung, Projektverwaltung, Angebots- und Rechnungserstellung in einer Web-Anwendung vereint. Entwickelt von IT-Service Matthias Tichy in Berlin, richtet sich Quotivo an IT-Dienstleister, Freelancer, Berater und Handwerksbetriebe mit 1-50 Mitarbeitern. Die Software bietet eine native OAuth 2.1-Integration mit Lexware Office (ehemals Lexoffice) für die bidirektionale Synchronisation von Kunden, Artikeln, Angeboten und Rechnungen.
Hosting erfolgt auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland (IONOS), alle Daten sind SSL/TLS-verschlüsselt, sensible Felder zusätzlich AES-256 pro Mandant. Quotivo kostet 5,00 € pro Monat pro User bei jährlicher Zahlung (6,50 € monatlich) und ist 14 Tage kostenlos ohne Kreditkarte testbar.
Was kann Quotivo?
Professionelle Tools für Ihr Tagesgeschäft - durchdacht und intuitiv
Intelligente Zeiterfassung
Multi-Timer mit Start/Pause, automatischer Pausenerkennung und flexibler Nachbuchung - erfasse deine Arbeitszeit genau so, wie es zu deinem Workflow passt.
Projektverwaltung
Hierarchische Projekte mit Unterprojekten, Budget-Tracking und visuellem Projekt-Explorer per Drag & Drop.
Kundenverwaltung
Zentrale Kundendatenbank mit verschlüsselten Kontaktdaten, Projekten und kompletter Abrechnungshistorie.
Aktivitäten & Kunden-Pinnwand
Halte Anrufe, E-Mails, Notizen und Termine pro Kunde fest. Wiedervorlagen mit Erinnerung, Tags und eine aggregierte Timeline behalten jeden Kundenkontakt im Blick.
Angebote mit Margenberechnung
Professionelle Angebote mit automatischer Gewinnmarge je Position und Status-Workflow - angenommene Angebote per Klick in Rechnungen umwandeln.
Lexware Office Integration
Bidirektionale Synchronisation von Kunden, Artikeln, Angeboten und Rechnungen. Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen.
Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung
Urlaub, Krankheit und Homeoffice mit Genehmigungs-Workflow, Urlaubskontingenten, Team-Kalender und Urlaubssperren.
Reports & Auswertungen
Detaillierte Projekt- und Leistungsauswertungen mit Gewinnanalyse. Export als CSV, Excel, JSON oder XML.
Wiederkehrende Leistungen
Wartungsverträge oder monatliche Pauschalen einmal anlegen - Quotivo bucht sie automatisch, von täglich bis jährlich.
Artikel & Leistungen
Eigener Katalog mit VK-/EK-Preisen, Rabatten und farbigen Servicetypen für schnelle, konsistente Abrechnung.
Anfahrtskosten
Automatische Kilometerberechnung auf Basis hinterlegter Kundenentfernungen - inklusive Hin- und Rückfahrt.
Import aus PCVisit & TeamViewer
Fernwartungs-Sitzungen automatisch als Leistungen importieren - per E-Mail-Postfach (IMAP, Microsoft 365, Gmail) oder TeamViewer-API.
Mitarbeiterverwaltung
Team-Management mit individuellen Rollen, Berechtigungen und Gruppen.
Mobile First
Installierbare Progressive Web App für iOS, Android und Desktop - arbeite überall, auch offline, mit automatischer Synchronisation.
Datenschutz & Zwei-Faktor-Auth
ISO 27001-Rechenzentrum in Deutschland, verschlüsselte Datenfelder, SSL/TLS und Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authenticator-App.
Alles, was Quotivo kann — auf einen Blick
Der vollständige Funktionsumfang, übersichtlich nach Bereichen.
Zeit- & Leistungserfassung
- Ein-Klick-Timer mit Pausen & globalem Timer
- Manuelle Nachbuchung, flexible Zeitformate
- Automatische Zeit- & Mengen-Rundung pro Einheit
- Wiederkehrende Leistungen (automatisch)
- Fahrtkosten & Anfahrtspauschalen
- Leistungsübersicht mit anpassbaren Kennzahlen
Arbeitszeit & Abwesenheiten
- Arbeitszeiterfassung (Stempeln) mit ArbZG-Prüfung
- Wochen- & Monatsansicht der Arbeitszeit
- Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung
- Team-Kalender & Genehmigungs-Workflow
- Urlaubsanspruch & Resturlaubs-Übertrag
Kunden, Projekte & Team
- Kundenverwaltung mit Lexware-Sync
- Projekte & verschachtelte Unterprojekte
- Projekt-Explorer mit Drag & Drop
- Projekt-Timeline (Gantt) & PDF-Berichte
- Budgets (Stunden & Betrag) mit Fortschritt
- Aufgaben & Aufgabenvorlagen
- Mitarbeiter, Gruppen & Zugriffsrechte
Aktivitäten & Wiedervorlagen
- Kundenaktivitäten dokumentieren
- Aktivitäts-Wiedervorlagen mit Erinnerung
- Wiedervorlagen & Erinnerungen
- Persönliche & Team-Notizen
Angebote, Rechnungen & Belege
- Angebote erstellen, in Rechnung/AB umwandeln
- Rechnungen via Lexware Office (Entwurf oder final)
- Wiederkehrende Rechnungen (Serienrechnungen)
- Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Leistungsnachweise
- Rechnungskorrekturen & Nachträge
- Mahnungen / Zahlungserinnerungen (eigene Texte)
- Zahlungsbedingungen & Skonto, Text-/Belegvorlagen
Artikel & Stammdaten
- Artikel (global & kundenspezifisch, Multi-Kunden)
- Einheiten mit Rundungsregeln
- Service-Typen mit Farbcodierung
- MwSt- & Kleinunternehmer-Logik
Auswertungen & Dashboard
- Anpassbares Dashboard mit verschiebbaren Widgets
- Auswertungen, KPIs & Umsatzkurven
- Projektauswertung & Detailberichte (PDF)
- Export als CSV / Excel / PDF
- Aktivitäts-Heatmap
Integrationen & Sync
- Lexware Office (bidirektional, Live-Webhooks)
- Live-Refresh ohne Neuladen
- PCVisit – E-Mail-/Session-Import
- TeamViewer – Session-Import
- Automatische Hintergrund-Synchronisierung
Plattform & Bedienung
- Mandantenfähig (Multi-Tenant)
- Zwei wählbare Designs (klassisch & modern)
- Dark Mode
- Verschlüsselte Kundendaten
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
- Einrichtungs-Assistent (Onboarding)
- Tastaturkürzel & integrierter MwSt-Rechner
Warum Quotivo für Dienstleister wählen?
Entwickelt in Deutschland, speziell für die Anforderungen von Dienstleistern, IT-Unternehmen, Beratern und Agenturen.
Dein kompletter Geschäftsprozess in einer Anwendung
Statt fünf verschiedener Tools nutzt du mit Quotivo eine durchdachte Plattform: Erfasse Arbeitszeiten mit dem Multi-Timer-System, verwalte Projekte mit Budget-Tracking und hierarchischen Unterprojekten, erstelle Angebote mit automatischer Margenberechnung und generiere Rechnungen direkt in Lexware Office (Lexoffice). Wiederkehrende Leistungen wie Wartungsverträge oder monatliche Pauschalbeträge werden automatisch gebucht. Anfahrtskosten berechnet Quotivo auf Basis hinterlegter Kundenentfernungen - inklusive Hin- und Rückfahrt.
Nahtlose Lexware Office-Integration
Quotivo verbindet sich direkt mit deiner Lexware Office-Buchhaltung (ehemals Lexoffice). Kunden und Artikel werden bidirektional synchronisiert. Aus erfassten Leistungen erstellst du mit wenigen Klicks eine Rechnung in Lexware Office - ohne Doppeleingabe. Angebote mit Status-Workflow (Entwurf, Versendet, Angenommen, Abgelehnt) lassen sich bei Auftragserteilung direkt in Rechnungen umwandeln. Zahlungseingänge werden automatisch abgeglichen, sodass du jederzeit den aktuellen Abrechnungsstatus deiner Projekte im Blick hast.
Datenschutz nach deutschen Standards
Deine Geschäftsdaten verdienen den höchsten Schutz. Quotivo speichert alle Daten ausschließlich in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Sensible Felder wie Kundennamen, E-Mail-Adressen und Kontaktdaten werden zusätzlich verschlüsselt in der Datenbank abgelegt. Die Multi-Tenant-Architektur garantiert strikte Datentrennung zwischen Unternehmen. Zwei-Faktor-Authentifizierung per Google Authenticator oder Authy, SSL/TLS-Verschlüsselung aller Verbindungen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sind selbstverständlich.
Flexibel auf jedem Gerät
Quotivo funktioniert als Progressive Web App auf Desktop, Tablet und Smartphone. Installiere die Anwendung direkt aus dem Browser - ohne App Store, ohne Wartezeit, mit automatischen Updates. Timer und Zeiteinträge synchronisieren sich sofort zwischen allen Geräten. Mit Tastaturkürzeln wie T für Timer-Start, N für neue Leistung oder G+D für Dashboard-Navigation arbeitest du am Desktop besonders produktiv. Umfangreiche Reports mit Export als CSV, Excel, JSON oder XML geben dir volle Kontrolle über deine Geschäftsdaten.
Was kostet Quotivo?
Einfache Preisgestaltung - zahle nur pro Mitarbeiter
- Unbegrenzte Projekte
- Zeiterfassung mit Timer
- Angebote & Rechnungen
- Lexware Office Integration
- Reports & Export
- DSGVO-Standard
- 2-Faktor-Authentifizierung
- Mobile App (PWA)
Rechenbeispiel: 5 Mitarbeiter = €25/Monat (jährlich) oder €32,50/Monat (monatlich)
Quotivo auf einen Blick
- ✓ Datenschutz nach DSGVO-Standard, Server in Deutschland
- ✓ Ab €5,00/Monat pro User
- ✓ 14 Tage kostenlos testen
- ✓ Keine Kreditkarte erforderlich
Bereit loszulegen?
Starte jetzt mit deiner kostenlosen 14-Tage-Testversion.
Hinweis: Quotivo dient der Unterstützung betrieblicher Abläufe und ersetzt keine steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratung. Alle von der Software generierten Ergebnisse sind vom Nutzer eigenverantwortlich zu prüfen.